Aktualno:

     24.11.2014
Izdavanje računa u elektroničkom obliku

Prema starom Pravilniku o PDV-u, čl. 104., račun (faktura) je mogao biti izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Pritom je elektronički račun ili elektronička isprava trebala biti izdana sukladno Zakonu o elektroničkoj ispravi, uz uvjet pisane suglasnosti primatelja za prihvat takve dokumentacije (npr. EDI – sustav elektroničke razmjene podataka ili napredni elektronički potpis i dr.). Pošto su samo veći poduzetnici mogli naći interes u uvođenju sustava elektroničkih dokumenata, razmjena i čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku nije zauzela značajnije mjesto u praksi.
Novina od 01.07.2013. godine jest da je pojam elektroničke isprave proširen i na dostupnije tehnologije, kao što su XML i PDF formati zapisa, što možemo shvatiti kao ozbiljniju prilagodbu propisa zahtjevima današnjice. To konkretno znači da se račun smije slati kupcu u npr. PDF formatu, putem elektroničke pošte (email), s time da se moraju zadovoljiti određeni uvjeti. Račun se može preuzimati i preko web portala. Općenito, ne propisuje se točan način slanja dokumenta, već opći uvjeti koji pritom moraju biti zadovoljeni. Formate je moguće i konvertirati (iz jednog formata u drugi).
Tako, kao što vrijedi i za papirnati račun, za račun u elektroničkom obliku mora se osigurati:
a) vjerodostojnost podrijetla – znači da se nedvojbeno može utvrditi identitet izdavatelja računa
b) cjelovitost sadržaja – znači da se ne može mijenjati sadržaj računa, i
c) čitljivost računa – sadržaj računa mora biti jasno vidljiv.
U trenutno važećem Zakonu o PDV-u (od 01.07.2013.g.), u članku 80. (i Pravilnik, čl. 161.), navodi se da se računom smatra i elektronički izdan račun ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Pritom suglasnost primatelja (kupca) mora biti u pisanom obliku, ovjerena i deponirana kod izdavatelja računa.
Zakon o računovodstvu (NN 109/07 i 54/13) u članku 6. propisuje da knjigovodstvena isprava mora biti potpisana. Potpis može biti elektronički, sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu, ili po starinski – ovjera potpisom i pečatom na papiru. Konkretno to znači:
1) ispisati račun na papiru,
2) potom ovjeriti od strane ovlaštene osobe,
3) skenirati ovjereni račun i
4) poslati skenirani račun npr. putem elektroničke pošte ili na drugi način (npr. softverom za razmjenu dokumentacije).
Primatelj tako poslani račun smije arhivirati u elektronskom obliku. Račun arhiviran u elektronskom obliku, uz zadovoljene prethodno navedene uvjete, omogućava primatelju pravo na odbitak pretporeza, što starim Zakonom o PDV-u nije bilo dopušteno. Naravno, pravo na odbitak pretporeza stječe se tek zadovoljenjem i ostalih uvjeta propisanih Zakonom (da je zadovoljen propisani sadržaj računa, da je nabava robe ili usluge ostvarena u svrhu poslovanja itd.).
Na kraju, iako su navedene promjene tek početak, postavlja se pitanje što sa starom arhivom? Za sada je čuvajte u ormarima jer novi propisi u pravilu ne vrijede za prethodna razdoblja.
FINANSING d.o.o.
knjigovodstveni servis
ZAGREB - OSIJEK